Попри те, що хотіли скасувати трудову книжку, нині вона є важливим документом. Виходячи з цього, роботодавець повинен знати правила її ведення та не допустити помилок при заповненні. Проте всіляке буває. Що робити, коли працівник виявив помилку, а запис потребує термінового виправлення – далі в статті.
Трудова книжка. Хто та яким чином може виправити помилку?
Записи в трудовій важливі, особливо, коли приходить час для призначення пенсії, трудових пільг, здійснення виплат за вислугу років. Таким чином, неправильних або неточних записів у трудовій книжці бути не повинно.
Варто запам’ятати, що виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть лише роботодавці, які й допустили їх (попередження в п. 2.6 Інструкції № 58).
Новий роботодавець зобов’язаний лише допомогти працівникові вирішити виниклу проблему.
Виправлені відомості повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. Якщо ж ці документи знайти не вдається, то слід пошувати інші. Головне, щоб підтверджували виконання робіт. На показання ж свідків розраховувати не варто, бо вони не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів.
Заборонено закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в таких розділах, як: «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення». Дозволяється використовувати, якщо є нагальна необхідність, але лише при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші.
Як виправити неточні чи неправильні записи?
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки запис не відповідає змісту наказу про прийняття на роботу.
Для того, щоб виправити неточний або неправильний запис у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки потрібно зазначити:
- графа 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
- графа 2 — дату внесення змін;
- графа 3 — номер запису, який є недійсним, а потім — текст правильного запису. Тобто графу 3 почати фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а продовжити коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
- графа 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця про прийняття на роботу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.
На практиці інколи буває, що раніше внесений неточний або неправильний запис у трудовій виправляють двома окремими рядками під окремими порядковими номерами.
Згідно норм Інструкції № 58, виправляти помилкові записи в розділі «Відомості про роботу» за допомогою саме одного запису під одним порядковим номером. Тобто графу 3 розпочинають фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а після крапки запис продовжують правильним формулюванням.
У наказі про прийняття на роботу найменування посади не відповідає штатному розпису.
Помилку виявили після того, як внесли відомості про прийняття на роботу до трудової книжки працівника:
- у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
- у графі 2 — дату внесення змін;
- у графі 3 — зазначають «Запис за № таким-то недійсний», а продовжують коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)», де й зазначають правильне найменування посади;
- у графі 4 — дату і номер уточнюючого наказу (розпорядження) роботодавця.
У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової порушили нумерацію записів:
- у графі 1 — правильний порядковий номер;
- у графі 2 — дату внесення виправлень;
- у графі 3 — номер запису, який є недійсним, а після текст правильного запису;
- у графі 4 повторити дату й номер наказу (розпорядження) роботодавця.
У графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки проставили неправильну дату прийняття на роботу (переведення, звільнення):
- у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
- у графі 2 — дату внесення виправлень;
- у графі 3 — спочатку написати: «Запис за № таким-то недійсний», а потім повторити запис про прийняття на роботу із зазначенням тут же в тексті правильної дати прийняття;
- у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого спочатку у трудовій книжці було зроблено запис. Тобто повторити тут реквізити наказу з неправильного запису.
У графі 4 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки зазначили неправильні реквізити наказу про прийняття на роботу (переведення, звільнення):
- у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
- у графі 2 — дату внесення виправлень;
- у графі 3 — номер запису, який є недійсним, потім — текст правильного запису. Тобто у графі 3 написати: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
- у графі 4 — правильні реквізити наказу.
Неправильний запис у трудовій книжці виявили після оформлення звільнення працівника, коли запис про звільнення засвідчили підписом керівника установи/спеціаліста кадрової служби і печаткою.
Виправити має той роботодавець, який вніс запис неправильно. Якщо на момент виявлення у працівника новий роботодавець, то виправний запис можна внести до трудової лише після його звільнення від цього роботодавця. Слід зробити наступне:
- знову вписати до трудової у вигляді заголовка найменування установи-роботодавця;
- внести виправляючий запис згідно порядку п. 2.10 Інструкції № 58;
- засвідчити виправляючий запис підписом керівника установи чи фахівця кадрової служби, а також печаткою.
Отже, помилки, яких припустилися в записах трудових книжок, виправляє той роботодавець, який їх і зробив. Виправляти неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» трудової книжки не можна закреслюванням. А спосіб виправлення записів у внутрішньому блоці трудової залежить від характеру допущеної помилки.
Інформацію про консультування Ви можете отримати на сторінці Трудове право.
