Человек по уши в делах может и вовсе забыть об обещанном письме, например ответе. Какие же фразы подобрать, чтобы не обидеть человека и при этом быть грамотным? Деловая переписка — далее.
Деловая переписка. Правила обращения, извинения, отказа
Прежде всего, письмо должно начинаться со слов приветствия. По правилам украинского языка принято писать «добрий день». Слово «доброго» касается в основном утра.
Обращение
Самой распространенной формой является обращение с помощью имя и отчества в звательном падеже. Например, «шановна Маріє Олександрівно», «шановний Андрію Юрійовичу», «пане Андрію», «пані Маріє». Относительно комы, то ее нужно ставить только после.
В деловой переписке такое обращение считают уместным. Даже в случае обращения к лицу пожилого возраста или должности.
При обращении к государственным должностным лицам — депутатам, министрам, президенту, председателя также стоит использовать такие слова как: «пан», то есть «пане депутате». Когда же нужно написать письмо с просьбой, то следует быть вежливым: «вельмишановний», «поважний» тощо.
Деловая переписка. Благодарность
Важно подумать над начальной фразой. К примеру, когда речь идет о письме как ответ на приглашение, запрос, благодарность, то выразить благодарность стоит уже в первом предложении: «Щиро дякуємо Вам за лист з рекомендаціями…».
Напоминание
Прежде всего нужно напомнить лицу, что была договоренность. После следует указать на ее сроки. Использовать можно такие слова: «нагадаю, що ця зустріч має відбутися…», «нагадаємо, що встановлені терміни добігають кінця».
Иногда деликатная переписка не дает желаемых результатов. Соответственно, нужно быть решительным и даже категоричным. Вот к примеру: незважаючи на неодноразові нагадування, ви так і не надіслали нам обіцяні матеріали. Вважаємо за потрібне попередити вас про свої наміри скасувати угоду».
Просьба
Если письмо нужно писать руководителям организаций, клиентам, партнерам, инвесторам, то нередко приходится обращаться с просьбами: «просимо прийняти замовлення», «просимо вас терміново оплатити рахунок» тощо.
Отказ
Иногда отказать — задача сложная и слов для этого не хватает. Главное сказать «нет» аргументировано и доброжелательно. Например так: докладно вивчивши ваш проект, ми з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…», «дякуємо за докладені вами зусилля, але ми не можемо прийняти вашу пропозицію…».
При изменении решения следует дать пояснение: «у зв’язку з тим, що», «на основі того, що».
Деловая переписка. Правила написания письма
Объем ознакомительного письма, кроме приветствия и прощания, должен состоять из 4-10 предложений. Если речь идет представления клиентам услуг, то письмо должно быть кратким, то есть конкретным.
Подробности можно представлять в приложениях. Благодаря этому сохранится правильная структура листа.
Подпись
Деловая переписка невозможна без своей подписи. К примеру, «з повагою, Іван Петрович», або «з найкращими побажаннями, Іван Петрович» можно увидеть часто.
Правильно так: «З повагою Іван Петрович», «З найкращими побажаннями Іван Петрович».
Наиболее распространенными ошибками являются:
- конструкция «згідно чого» вместо «згідно з». Принимаем, когда берем в обоснование какой-то факт, документ. В украинском языке правильно употреблять в творительном падеже: «згідно з нормами чинного законодавства»;
- «у відповідності до» вместо «відповідно до». Следует писать проще — «відповідно до законодавства»;
- «у порівнянні з» вместо «порівняно з». Правильно: «порівняно з попереднім роком»;
- предлог «по». Этот предлог является малораспространенным в украинском языке. Неправильно его употреблять вместо «з»: екзамену по біології» ми здаємо «екзамен з біології». Не стоит употреблять и в значении «після»: вместо «потрібно по приїзду викликати машину»;
- окончание «ам», «ям» вместо «ах», «ях» — самая распространенная ошибка местного падеже. Часто встречается рядом с предлогом «по». Неправильно
- Неправильно «по сходам», вірно — «по сходах». У багатьох випадках краще обходитись зовсім без «по»: «подорожувати країнами», «крокувати стежками».
Если Вам необходима юридическая помощь, информацию о консультировании Вы можете получить на странице Ваш юрист.
