Засвідчення копій документів – одна з найпоширеніших справ нотаріусу. Це – необхідність, яка може виникнути в житті кожної людини. Наприклад, якщо один і той самий документ потрібен у декількох місцях, то копії обов’язково завіряються. Найчастіше це документи, що видають органи РАЦСу, навчальні заклади, органи охорони здоров’я, нотаріальні контори. А також, які стосуються трудового стажу, довіреності, майнових і особистих прав. Більш детально про порядок засвідчення вірності копій документів – далі.
Засвідчення копій документів. Справа лише нотаріусу?
Нотаріальна дія – це правова гарантія, що забезпечує охорону прав осіб із подальшою реалізацією необхідних дій і обов’язків.
Щоправда, вірність копій документів засвідчують не лише нотаріальні органи. За Указом Президії ВР СРСР від 4 серпня 1983 року щодо Порядку видачі й засвідчення копій документів, що діє згідно зі статтею 3 ЗУ “Про правонаступництво України”, таке право мають і державні та громадські організації. Так само, як і установи із підприємствами та за проханням самих осіб.
Що стосується вірності копій документів, то засвідчує їх підпис керівника/уповноваженої особи та печатка. Разом з тим, ставиться дата, відмітка щодо того, що оригінал лежить у цій установі.
Існує й Закон України “Про адвокатуру”, який надає право на засвідчення копій адвокатам у тих справах, що ведуть.
Засвідчення копій документів і виписок. Умови
Аби документ мав юридичну силу, потрібно дотримуватись певних законодавчих вимог. Зокрема, порядку оформлення та видачі за встановленими бланками єдиного зразка. Наприклад, дипломи, атестати зрілості, документи органів РАЦСу й т. д. Без підпису, печатки, дати видачі, реєстраційного номеру й неправильного бланка не буде й нотаріального завірення. Тобто нотаріус може спокійно в цьому відмовити. (Закон України “Про нотаріат”, ст. 51).
У разі сумнівів, нотаріальний орган може затримати документи та направити на експертизу. При виявлених останньою правопорушень, має право вжити такі заходи, як звернення до підприємств або ж навіть до правоохоронців.
Другою не менш важливою умовою є юридичне значення. Саме її наявність означає для громадянина законність використання таких документів.
За статтею 75 ЗУ “Про нотаріат“, такі документи не мають юридичної сили:
- енциклопедії, енциклопедичні словники;
- періодичні збірники;
- збірники наукових праць;
- книги;
- брошури;
- газети, журнали тощо.
Третя умова – перевірка факту на рахунок нотаріального права засвідчувати копії.
Заборонено засвідчувати копії таких документів:
- паспорт, довідка про його втрату (видають органи внутрішніх справ);
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
- дипломатичний чи службовий паспорт;
- посвідка на проживання особи, що знаходиться в Україні;
- нацпаспорт іноземця;
- довідка про звільнення з місць позбавлення волі;
- партійні квитки;
- профспілковий квиток;
- військовий квиток;
- депутатські та службові посвідчення й т. д.
Також до переліку відносять:
- довідка з лікувальної установи щодо народження малюка;
- лікарняне свідоцтво;
- фельдшерська довідка про смерть;
- довідка та висновки щодо наявності психічних захворювань.
Лікарняні листки (копії) можна засвідчувати у разі наявності підписів обох лікарів.
Що стосується заповіту, то засвідчення можливе, коли в нотаріусі є підтвердження факту, що заповіт не скасований і не змінений.
Четверта умова – копії документів засвідчать, якщо вони виходять від підприємств, організацій, установ і мають відношення до особистих прав, законних інтересів осіб.
Загалом, перелік можна продовжувати. А порядок засвідчення вірності копії документів та виписок регулюють такі статті: 75-77 ЗУ “Про нотаріат” і пункти 255-259 Інструкції.
Отож, засвідчувати вірність копій документів можуть приватні нотаріальні контори, за межами країни – консульські установи. У тих населених пунктах, де нотаріусів немає – посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад, крім тих паперів, які мають відношення до закордонних дій.
Із відповідним проханням до нотаріуса може звернутись як сам власник документа, так і довірена особа. У свою чергу працівники нотаріусу встановлюють особу.
Якщо Вам необхідна юридична допомога, інформацію про консультування Ви можете отримати на сторінці Складання договорів.
